Cambio ufficio, mai stato così semplice

Il trasloco da un ufficio all’altro è un momento importante nella vita lavorativa di ognuno, magari foriero di tante novità, come un nuovo ruolo aziendale, ma portare con sé tutti gli oggetti e i fascicoli usati in precedenza può essere piuttosto stressante.

Ecco qualche idea su come traslocare da un ufficio all’altro, senza dimenticare documenti importanti.
La prima cosa da fare è quella di organizzarsi per tempo, traslocare all’ultimo momento rischia solo di accrescere ansia e stress.

Farsi aiutare dai propri collaboratori, assegnando loro ruoli diversi facilita il lavoro e permette una buona organizzazione, che è alla base della riuscita del trasloco.

Bisogna decidere quali sono i documenti da digitalizzare e quali, invece, da inscatolare.
Servirsi di scatole resistenti e di buona qualità è un ottimo modo per risparmiare tempo.
Si possono etichettare le scatole, così da sapere subito come andrà sistemato il contenuto.
Le cose più leggere o di piccole dimensioni possono essere trasportate in sacchetti resistenti e capienti, come quelli proposti dallo shop online di Raja, azienda leader nella vendita di prodotti da imballaggio e trasloco.

Usare sacchetti di dimensioni diverse e trasparenti, permette di vedere il contenuto all’interno, evitando errori o di lasciare qualcosa nel vecchio ufficio.
Per avere la sicurezza di portare tutto l’occorrente, è il caso di fare un inventario.

Stilare una lista degli oggetti da portare e di quelli superflui, permette di fare anche un po’ di pulizia.
Spesso negli uffici vengono accumulati documenti vecchi e anacronistici, quindi il trasloco è il momento giusto per fare decluttering, tenendo solo le cose utili alla nuova mansione.
La lista permette di etichettare scatole e sacchetti, non solo specificando il tipo di materiale contenuto, per esempio se si tratta di cancelleria, fascicoli, telefoni, oggetti personali, ma anche la destinazione, alcune cose andranno negli armadietti, altre nei cassetti delle scrivanie etc.
Tutto il materiale, per facilitare lo spostamento, va comprato per tempo, è davvero confusionario dover uscire per comprare scatole, sacchetti, scotch o forbici nel bel mezzo del trasloco.
Sul sito di Raja è facile trovare tutto l’occorrente per la sistemazione delle cose da portare con sé.

Un’altra cosa che spesso si dimentica, presi dalla foga del trasloco, è quella di sistemare gli aspetti burocratici.
La burocrazia è sempre noiosa da fare, ma va fatta, affinché non rimangano pendenze o utenze aperte.

Ecco perché bisogna provvedere alla chiusura delle utenze, nello spostarsi da un ufficio all’altro vanno gestite le spese relative all’elettricità, al gas e all’acqua.
Inoltre, è il caso di pagare tutto ciò che è rimasto aperto, per non rischiare multe e sanzioni.
Fornitori e clienti vanno avvertiti del cambio di indirizzo, utilizzando sia una mail sia un cartello da apporre per un periodo fuori dalla porta dell’ufficio: comunicare il nuovo indirizzo, permette anche ai corrieri di consegnare la merce ordinata alla persona giusta.

Se si è in affitto, va comunicata la disdetta del contratto d’affitto, a mezzo raccomandata A/R almeno 12 mesi prima della scadenza, oppure 6 mesi, ma solo in casi particolari.

Anche nel nuovo ufficio, ci sono delle formalità da sbrigare prima di mettersi al lavoro.
Attivazione delle nuove utenze e cambio destinazione d’uso del locale a livello catastale e urbanistico.

Per essere in regola bisogna accertarsi di aver svolto correttamente tutti i lavori di adeguamento necessari e di aver sostituito tutte le componenti obsolete.
Lavorare con una rete wi.fi non efficiente o con computer datati, rallenta solo la produttività lavorativa.

Alla base di un ottimo trasloco, c’è l’organizzazione.
Avere a disposizione materiale come scatole, sacchetti, nastro adesivo, etichette, facilita il lavoro, permettendo di cominciare la nuova occupazione con serenità.